Далее в Вашем списке «дел»: 8 советов по управлению временем для офиса
4 апреля 2019
Кажется, наша жизнь становится все более занятой, и если Вы похожи на меня, Вы, вероятно, чувствуете, что в дне никогда не хватает часов, чтобы делать то, что Вам нужно, или хотите делать. Хотя, может быть, невозможно отметить все в Вашем списке «дел», есть вещи, которые Вы можете сделать, чтобы помочь расставить приоритеты. Это поможет снять стресс в офисе и дома.
1. Планируйте заранее
Если у Вас есть четкое представление о том, что нужно сделать на следующий день, Вы можете составить план накануне вечером. Сделайте это, составив список всего, что Вы хотите сделать на работе на следующий день, и определите, сколько времени Вам потребуется для выполнения каждой задачи. Это включает в себя все Ваши проекты и задания, и даже такие вещи, как, сколько времени Вам понадобится, чтобы подготовиться утром, или что у Вас будет на обед. Чем полнее Ваш план, тем легче будет его придерживаться.
2. Будьте готовы к переоценке
Даже если Вы думаете, что у Вас есть четкий план, новые проекты и сроки могут возникнуть в течение дня. Когда это произойдет, сохраняйте спокойствие и просто переоцените свой день. Вам потребуется время, чтобы соответствующим образом скорректировать свое расписание и спланировать, как Вы будете выполнять свои новые задачи. Вы можете чувствовать, что у Вас нет времени останавливаться и думать о том, как Вы добьетесь успеха, но, поверьте мне, 30 минут на планирование окупятся в конце; Вы действительно сэкономите время, потому что будете знать, как легко справляться со всем, что встречается на Вашем пути.
3. Приоритет
Приоритизация Ваших проектов чрезвычайно важна, когда Вы планируете свой день. Сначала Вы хотите решить самый сложный, важный или срочный проект. Дополнительным бонусом является то, что Вам не придется беспокоиться о них до конца дня! Затем запланируйте остальные задачи, включая определенные отрезки времени, чтобы отвечать на телефонные звонки и электронные письма; придерживайтесь этого времени, чтобы избежать ненужных отвлекающих факторов (это означает, что нужно держаться подальше от Вашего мобильного телефона!). Возможно, Вам придется бороться с желанием ответить на электронное письмо, как только Вы увидите значок почты в углу экрана Вашего компьютера!
4. Разбивайте их
При определении приоритетов и планировании Ваших проектов я считаю также полезным разбивать их на отдельные задачи, а не рассматривать в целом. Это не только позволит Вам лучше планировать свой день, но и избавит Вас от ощущения подавленности от размера того, что Вы должны выполнить. Например, какое из этих утверждений звучит для Вас лучше? «Я должен спланировать работу всей компании в дополнение к своим ежедневным задачам, и я не уверен, как я это сделаю» или «Сегодня утром мне нужно посмотреть варианты питания для нашего обслуживания, и после этого я начну исследовать возможных гостей.». Честно говоря, мысль о первом утверждении приводит к увеличению сердечного ритма, в то время как последнее кажется полностью управляемым.
5. Не беспокоить
Если Вас абсолютно нельзя беспокоить во время работы над проектом, и у Вас есть офис, не бойтесь повесить табличку “Не беспокоить”.
Таким образом, Вы можете сосредоточиться на своей работе, а затем встретиться с другими людьми в то время, которое лучше всего подходит Вам обоим, и в то время, когда Вы сможете полностью посвятить свое внимание им. Если у Вас нет офиса, просто сообщите своим коллегам, что Вы находитесь в сжатых сроках и не будете доступны некоторое время; Вы можете даже вставить наушники, пока работаете, чтобы избежать каких-либо отвлекающих факторов.
6. Просто скажите «нет»
Мы все хотим быть командными игроками, но иногда слишком хороший спорт может привести к перенапряжению. Без сомнения, невозможно сказать «да» всему, что встречается на Вашем пути. Чтобы эффективно управлять своим временем, будут случаи, когда Вам нужно будет сказать «нет». Выберите, какие задачи являются наиболее значительными и окажут наибольшее влияние на Вас и Вашу работу, и скажите «да» этим. Если есть слишком много вещей, которые Вы считаете чрезвычайно важными и которые необходимо сделать, возможно, пришло время делегировать их.
7. Не бойтесь делегировать
Я считаю, что лучший способ делегировать это вежливо обратиться к членам Вашей команды, объяснить, как Вы себя чувствуете, и просто попросить о помощи. Это работает намного лучше, чем просто сказать: «Вы должны помочь мне с этим». Если Вы не пожалеете времени, чтобы объяснить, почему Вы просите о помощи и какое большое влияние окажут Ваши коллеги, они скорее всего будут более чем рады помочь Вам. Однако, если Вы просите о помощи, Вам нужно доверять другим, чтобы выполнять работу, о которой Вы их просили. Если Вы чувствуете, что Вам нужно будет следить за их плечами, потому что проект слишком важен, то Вам, вероятно, не стоит делегировать его.
8. Размышляйте
В конце дня и в конце каждого проекта нужно некоторое время, чтобы подумать о том, что было достигнуто. Что сработало, а что нет? Были ли установленные сроки реалистичными или должны быть скорректированы для следующего проекта? Вы в конечном итоге достигли своей цели? Это позволит Вам изменить приоритеты, скорректировать расписание и настроить себя на успех в будущем. Самое главное, когда Вы размышляете, убедитесь, что Вы непредвзяты и понимаете, что жизнь - это процесс обучения, и Вы можете допустить некоторые ошибки на этом пути. Пока Вы продолжаете учиться и расти, Вы всегда будете самим собой.
