10 правил этикета в конференц-зале
22 мая 2019
Конференц – залы представляют собой уникальное пространство в современном офисе. Тот факт, что это общее пространство, означает, что Вы должны быть в курсе планов и потребностей других людей. Кроме того, существуют определенные правила поведения, которые следует соблюдать, пока Вы находитесь на конференции. К счастью, мы создали всеобъемлющее руководство, которое поможет Вам ориентироваться в правилах поведения в конференц – зале, когда речь идет о совместном использовании общего пространства и о том, как вести себя во время конференции.
1. Не оставляйте беспорядок
Это обычная вежливость. Вы должны оставить конференц – зал чистым. Представьте себе, что Вы идете в конференц-зал, чтобы начать встречу с важным клиентом, и обнаруживаете стол, усыпанный пустыми кофейными чашками и кучами бумаги. Вы не хотели бы оказаться в таком положении, поэтому не подставляйте своих коллег. Перед уходом убедитесь, что комната чистая и презентабельная.
2. Придерживайтесь графика
Встречи имеют тенденцию идти дольше, чем запланировано, но Вы должны следить за ходом событий и быть уверенными, что Вы вовремя вышли из комнаты. Если Вы находитесь в занятом офисе, есть вероятность того, что конференц – залы будут забронированы в течение дня. Если Вы потратите на пять минут больше запланированного времени, может получиться эффект домино, который выбьет всех из графика.
3. Сделайте любые отмены как можно раньше
То же правило применяется к расписанию конференц – зала или отмене бронирования: попробуйте сделать это как можно раньше. Не ждите до последней минуты, чтобы отправить запрос, если Вы знаете, что Вам понадобится зал в определенный день. Это поможет Вам получить нужный слот и поможет другим сотрудникам в офисе внести коррективы в свое расписание, если это необходимо.
4. Будьте внимательны и любезны
Вы можете взглянуть на расписание и увидеть, что самый большой конференц – зал со всеми наворотами свободен, но Вам может не понадобиться вся эта комната для встречи из десяти человек. Вместо того, чтобы занимать модный конференц – зал, Вы можете посмотреть какие еще варианты доступны. Это может позволить кому – то в последнюю минуту получить место, в котором они нуждаются. Будьте любезны и попробуйте помочь коллеге, если ему необходимо поменять время. Вы увидите, что они будут готовы вернуть услугу, когда Вам понадобится помощь.
5. Не предполагайте, что пустая комната предназначена для захвата
Если Вы заметили, что комната открыта, не думайте, что она свободна для Вас. Тот, кто забронировал номер, может просто опаздывать, и Вы рискуете столкнуться с какой – нибудь неловкой встречей, из-за которой Вы оба будете выглядеть непрофессионально. Всегда проверяйте расписание или обращайтесь к лицу, ответственному за планирование, прежде чем войти в конференц-зал.
Как вести себя во время конференции
В дополнение к правилам, касающимся работы с общим пространством, есть также несколько советов, которые следует иметь в виду во время собрания. Следование этим рекомендациям поможет Вам произвести хорошее впечатление на Ваших коллег, начальников и клиентов.
6. Ограничьте свою еду и напитки
Как правило, вполне допустимо приносить кофе, чай и воду на встречу и пить ее во время встречи. Все, что находится за пределами этих распространенных напитков, может отвлечь внимание. Только представьте, что Вы единственный, кто ест гамбургер за большим столом для совещаний, который вмещает тридцать человек.
7. Уберите свой телефон
Хотя Ваш телефон может быть важным деловым инструментом, который Вы используете в течение дня, он должен быть вне поля зрения во время конференций. Обязательно выключите звук, положите телефон в карман или сумку. Если Вам абсолютно необходимо принять звонок или ответить на смс, постарайтесь покинуть комнату как можно тише.
8. Задавайте вопросы на протяжении всей встречи
Последнее, что Вы хотите сделать, это сохранить все вопросы до конца, а затем выбросить шквал идей, когда все собрались уйти. Это верный способ быстро нажить врагов среди своих коллег и стать тем парнем, из – за которого встреча закончилась. Если у Вас есть вопросы, обязательно задавайте их в подходящее время и оставайтесь в теме.
9. Не слишком расслабляйтесь
Если Вам посчастливилось иметь несколько удобных стульев для конференций, будьте осторожны, чтобы не чувствовать себя слишком расслабленно во время встречи. Старайтесь не откидываться на спинку стула и не понижать высоту, чтобы не выглядеть как маленький ребенок. Попробуйте сесть прямо к переднему краю сиденья, чтобы выглядеть бдительным и заинтересованным в разговоре.
10. Не опаздывайте
Это действительно должно быть само собой разумеющимся, но это самый важный пункт этикета. Независимо от того, отвечаете ли Вы за встречу или являетесь участником, приходите вовремя. Своевременность демонстрирует определенный уровень профессионализма и показывает другим, что Вы уважаете их время.
В сущности, хороший офисный этикет сводится к проявлению уважения и сострадания к Вашим коллегам. Совместное использование любого пространства может вызвать напряжение и разочарование, но если Вы знаете, как Ваши действия влияют на других, то Вы легко можете избежать любых конфликтов. То же самое касается поведения в конференц – зале. Не забудьте относиться к другим так, как Вы бы хотели, чтобы относились к Вам. Следуя этим простым советам, Вы сможете создать более приятную рабочую среду и покорить своих коллег.